利用したいGmailの便利機能9選

Gmail利用するうえで、便利な機能や使い方を教えてください。」というような質問がきたら、以下の9機能をお勧めしてみてください。確実に生産性が上がると思います。

ショートカットの利用

ショートカットキーを利用できると、作業効率や生産性が上がるのは周知の事実です。Windows、ExcelなどのOffice、そしてGmailも例外ではありません。以下でどんなショートカットキーがあるか確認できます。

[Shift]キー+[?]キー

送信取消しを利用する

メールを送信してから30秒であれば送信を取り消すことができます。なんと助かることでしょうか。送信してから、「あ、しまった、忘れていた!」というのはよくあることです。この機能により、再送などの余分な手間を省くことができるかもしれませんし、セキュリティ事故も防げるかもしれません。取り消せる時間は5秒~30秒で選択することができます。

[設定]-[全般]-[送信取り消し]

マルチアカウントの利用

別のメールアドレスを所有している場合は、そのアドレスを使用してメールを送信できます。

[設定]-[アカウント]-[他のメールアドレスを追加]

不要なメールはミュートする

スレッドを削除することなくミュートできます。見なくてもよいグループに入れられてしまったり、業務に関係のないスレッドを見たくないときなどに有効です。

1.対象のメールを選択し、詳細ボタンを選択します。

2.ミュートを選択します。

メモ[Ctrl]キー+[m]キーのショートカットを使用することもできます。

検索を上手く利用する

受信メールから特定のメールを効率的に探し出すことができれば、1日の使える時間が大きく増えるのではないでしょうか。Googleで上手く検索できる技術がある人は仕事ができるのと同じようなことです。具体的にどのように検索できるかは以下ページが参考になります。
Search operators you can use with Gmail - Gmail Help
Want to get more out of Google apps at work or school?

ラベルの色付け

作成したラベルに色をつけて管理します。さて、色から直観的に読みたいメールがあるラベルを探せることと、ラベル名を読んで読みたいメールがあるラベルを探すこと。どちらが早いのでしょうか。もちろん色から直観的に探せたほうが早いはずです。

1.ラベルを選択して詳細ボタンを選択します。

2.色を選択します。

フィルターの活用

メールを整理するには必須の機能です。上手に使いこないしたいものです。具体的には以下ページが参考になります。

書式をクリアボタンの活用

メール作成は、コピーペーストできるものなら、基本コピーペーストで作成を済ませたいものです。まれにHTMLでたくさん装飾された文をコピーペーストしたいことがあるかと思います。そんなときに書式をサクッとクリアしてくれるので非常に便利です。これでメール作成は、コピーペーストして、あとは一文を書き加える程度で終わってしまうかもしれません。

対象となる文章を選択し、[書式をクリア]を選択します。

メモ[Ctrl]キー+[\]キーのショートカットを利用することもできます。

検索結果の保存

何度も同じ条件でメールを検索することがある方には朗報です。その検索条件はブックマークとして保存し、手軽に再利用することができます。

1.検索バーで条件を指定して検索します。

2.表示されたページをブックマークに登録します。

メモ検索結果ひとつひとつにURLが存在します。ブックマークはたとえばchromeブラウザを利用している場合[Ctrl]キー+[d]キーでも登録できます。

 

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