Excelのトラブルを回避する使い方

Excel利用時、以下のようなことを意識して利用してみてください。
業務効率が上がります。さらに情報システム部などへの問合せが減ります

シートの使い方

意味のある順番で並べる

並びに意味があれば、問合せは減ります。シートが多い場合、表示されないシートも出てきます。そうした場合、並びに意味や順があれば誰に聞くこともなくファイルの構成を理解できることかと思います。

目的や内容によって色分けする

色によって何が記載されているシートかわかれば、シート間の移動/探索も早くなります。表がある資料のほうが理解しやすく見やすいのと同じように、シートの色で直観的に何が書いてあるのか分かるほうが理解も早まります。

シート数は最小限にして使っていないシートは削除する

シートが多ければ多いほど目的のシートは探しづらくなります。前項のように目的や内容で色分けをしたりしても、シートがたくさんあれば隠れてしまいます。

シート名は短い名前を設定する

シートが少ないほうが良いのと同様に、シート名が長ければその分、隠れてしまうシートが出てしまいます。

非表示は使わない

出来る限り使わない方が混乱を招きません。見えないシートは忘れ去られます。消したことさえも忘れ去れることかと思います。

セルの使い方

セルの結合は極力利用しない

表のコピーや列/行の挿入・削除などが複雑になり、トラブルの原因となります。

他ブックは参照しない

リンク先ファイル配置場所の移動だったりリンクの更新確認だったり、こちらもトラブルの原因となります。

セキュリティ関連

ファイル作成者の名前は削除する

個人情報は不要ではないでしょうか。特に社外へ送付するファイルなどは気を付けたいものです。

1.[ファイル]-[情報]-[問題のチェック]-[ドキュメント検査]を選択します。

2.[ドキュメントのプロパティと個人情報のみ]にチェックを入れ、「検査」を選択します。

3.[すべて削除]を選択します。

ファイルにパスワードをかける

[ファイル]-[情報]-[ブックの保護]-[パスワードを使用して暗号化]を選択します。

ワークシートの編集禁止

[閲覧]-[シートの保護]を選択します。

最後に

繰り返しになってしまいますが、これらの何気ない小さなルールが業務効率を上げ、混乱や問合せを減少させます。ぜひご検討いただければと思います。

タイトルとURLをコピーしました